レンタルスペースを借りて教室やワークショップを開くとき、意外と迷うのが「何時間予約すればよいか」ということです。
例えば、開催する講座の時間が2時間なら、会場も2時間だけ借りればよいと思うかもしれません。
しかし実際には、講座が始まる前の準備や参加者の受付、終了後の片付けにも時間が必要です。
2時間の講座だからといって、会場を2時間だけ予約すると、準備が終わらないまま参加者が到着したり、終了後に慌てて片付けたりすることになりかねません。
教室を落ち着いて進めるためには、講座そのものの時間だけでなく、前後の時間も含めて会場を予約することが大切です。
今回は、レンタルスペースで教室を開くときに必要な利用時間について、講座の長さや内容別にご紹介します。
会場を使う時間は、講座時間だけではありません
教室やワークショップを開催する日は、参加者が来る前から準備が始まっています。
会場に到着してから行うことを挙げると、
- 机や椅子の配置を整える
- 教材や材料を並べる
- 見本や作品を飾る
- パソコンやプロジェクターを準備する
- 室温や照明を確認する
- 受付の準備をする
- お手洗いや室内の状態を確認する
などがあります。
参加者が到着した後も、すぐに講座が始まるとは限りません。
受付をしたり、荷物や上着を置いてもらったり、初めての方に席をご案内したりする時間が必要です。
講座が終わった後には、質問や参加者同士の会話が続くこともあります。
その後、教材や道具を片付け、机を拭き、ゴミや忘れ物を確認して、会場を元の状態に戻します。
つまり、会場の予約時間は、
「準備時間＋受付時間＋講座時間＋終了後の交流時間＋片付け時間」
で考える必要があります。
2時間の教室なら、3〜4時間の予約が目安
2時間の教室を開催する場合は、会場を3〜4時間予約すると安心です。
例えば、13時から15時まで講座を開く場合、次のような流れになります。
- 12時または12時30分 会場入り・準備
- 12時45分ごろ 参加者の受付開始
- 13時 講座開始
- 15時 講座終了
- 15時〜15時15分 質問や交流
- 15時15分〜16時 片付け・忘れ物確認・退出
準備が比較的簡単な講座であれば、講座開始の30分前でも間に合う場合があります。
しかし、初めて使う会場や、教材や材料が多い講座では、開始の1時間前から借りておいた方が安心です。
終了後も、参加者が時間どおりに全員退出するとは限りません。
質問を受けたり、次回の案内をしたり、参加者同士で話が盛り上がったりすることもあります。
講座終了と同時に予約時間が終わるような設定は避け、少なくとも終了後30分程度は余裕を持ちましょう。
60分の講座なら、2時間程度が目安
講座そのものが60分の場合は、会場を2時間程度予約するのがひとつの目安です。
例えば、
- 準備30分
- 受付10〜15分
- 講座60分
- 片付け15〜30分
という流れです。
ただし、これは道具や材料が少なく、机の配置を大きく変更しない講座の場合です。
占い、カウンセリング、読書会、座学中心のミニ講座などであれば、2時間でも進めやすいでしょう。
一方で、参加者が作品を作るワークショップや、講座後に個別の質問が多くなりそうな内容は、2時間30分ほど確保しておくと安心です。
90分の講座なら、2時間30分〜3時間
90分の講座を開催する場合は、会場を2時間30分から3時間程度予約するとよいでしょう。
一般的には、
- 準備30〜45分
- 受付15分
- 講座90分
- 質問や交流15分
- 片付け30分
ほどを見込んでおきます。
90分の講座は、座学だけでなく、簡単な体験や実習を組み合わせることも多い時間です。
参加者が作業をする講座では、予定どおりに進まないこともあります。
作業が早い人もいれば、ゆっくり取り組みたい人もいるからです。
予定より10分程度延びても慌てなくて済むように、少し余裕を持って予約しておくことをおすすめします。
料理や工作がある場合は、準備と片付けを長めに
料理、手芸、ビーズアクセサリー、フラワーアレンジメント、アロマクラフトなど、材料や道具を使う教室は、座学中心の講座よりも前後の時間が必要です。
料理教室の場合は、
- 食材を冷蔵庫へ入れる
- 調理器具を確認する
- 材料を計量する
- 食器やカトラリーを準備する
- 調理台を整える
- 終了後に洗い物をする
- シンクや調理台を清掃する
- ゴミを分別する
といった作業があります。
工作や手芸の教室でも、参加者ごとに材料を分けたり、道具を並べたり、細かな材料が床に落ちていないか確認したりする必要があります。
料理や工作を含む2時間の講座なら、少なくとも4時間程度は確保しておくと安心です。
内容によっては、開始前に1時間30分、終了後に1時間ほど必要になることもあります。
特に初回は、想定していたより準備や片付けに時間がかかるものです。
予約時間を短くして慌てるよりも、少し長めに借りて、落ち着いて参加者を迎えられるようにしましょう。
初めて開催するときは、通常より30分長く
初めて教室を開催するときや、初めて利用するレンタルスペースでは、通常より30分ほど長めに予約することをおすすめします。
会場の写真や見取り図を確認していても、実際に行ってみると、
「机をどの向きに置こう」
「荷物はどこに置いてもらおう」
「受付はどこに作ろう」
「コンセントはどこにあるのだろう」
と迷うことがあります。
鍵の開け方や照明、空調、備品の場所を確認する時間も必要です。
また、初めての講座では、主催者自身も緊張しています。
予約時間に余裕があると、準備が終わった後に一度落ち着き、資料を見直したり、講座の流れを確認したりできます。
参加者が来る直前まで慌ただしく準備していると、その焦りが講座にも影響してしまいます。
少し早めに準備を終え、落ち着いた気持ちで参加者を迎えられる時間を確保しましょう。
写真撮影をするなら、さらに30分程度プラス
教室やワークショップを開催したら、ブログやSNSで紹介するための写真も撮りたいものです。
しかし、講座の最中は参加者への対応が中心になるため、思うように写真を撮れないことがあります。
開始前に、
- 教材を並べたテーブル
- 完成作品や見本
- 教室全体の様子
- 看板や受付
- 使用する道具や材料
などを撮影しておくと、講座中の負担を減らせます。
終了後に完成作品や片付け前のテーブルを撮影する場合も、時間が必要です。
写真撮影をしっかり行いたいときは、通常の準備時間に30分程度加えるとよいでしょう。
ただし、参加者の顔や作品を撮影する場合は、事前に掲載の可否を確認しておくことも大切です。
参加者は開始時間より早く到着することがあります
教室の案内に「13時開始」と書いていても、参加者が全員13時ちょうどに到着するわけではありません。
初めての場所だから早めに出発し、開始の15分前や20分前に到着する方もいます。
主催者がまだ机を移動していたり、私物を広げて準備していたりすると、参加者もどこで待てばよいか困ってしまいます。
参加者を室内に案内する時間を考え、遅くとも開始15分前には、ある程度準備を終えておきましょう。
受付開始時間を案内に記載する方法もあります。
例えば、
「受付は講座開始の15分前からです」
と伝えておけば、参加者も到着時間を調整しやすくなります。
終了時間ぴったりに全員が帰るとは限りません
講座終了後に、参加者から質問を受けることがあります。
「この材料はどこで買えますか」
「自宅で作るときの注意点はありますか」
「次の講座はいつですか」
といった会話が続き、予定していた時間を過ぎることもあります。
また、参加者同士が親しくなり、会話が盛り上がることもあるでしょう。
教室にとって、こうした交流は大切な時間です。
予約終了時間が迫っているからと、参加者を急かして帰らせるのは避けたいものです。
講座終了から会場退出まで、最低でも30分程度は空けておくと安心です。
道具や洗い物が多い場合は、45分から1時間程度を見込んでおきましょう。
予約時間を決めるときの計算例
予約時間に迷ったときは、次のように項目ごとに必要な時間を書き出してみましょう。
60分の座学講座
- 準備30分
- 受付15分
- 講座60分
- 質問15分
- 片付け15分
合計2時間15分です。
この場合は、2時間30分予約すると余裕があります。
90分のワークショップ
- 準備45分
- 受付15分
- 講座90分
- 交流15分
- 片付け30分
合計3時間15分です。
この場合は、3時間30分ほど確保すると安心です。
2時間の料理教室
- 準備1時間
- 受付15分
- 講座2時間
- 質問や交流15分
- 洗い物と片付け45分
合計4時間15分です。
料理の内容や人数によっては、4時間30分から5時間ほど必要になることもあります。
会場費だけでなく、安心して開催できる時間を選ぶ
レンタルスペースの利用時間を短くすれば、会場費を抑えることはできます。
しかし、時間に追われてしまうと、
- 参加者を落ち着いて迎えられない
- 講座を早足で進めてしまう
- 質問に十分答えられない
- 片付けが雑になる
- 忘れ物や備品の戻し忘れが起きる
といった問題につながります。
会場費を少し抑えるために、教室全体の満足度が下がってしまってはもったいありません。
初回は少し長めに予約し、実際にどの程度の時間が必要だったかを記録しておきましょう。
2回目以降は、その記録を参考に利用時間を調整できます。
自分の講座に合った利用時間を考えましょう
同じ2時間の教室でも、座学中心なのか、参加者が作品を作るのか、料理や試食があるのかによって、必要な時間は異なります。
大切なのは、講座時間だけで予約時間を決めないことです。
準備、受付、質問、交流、片付けまで含めて、当日の流れを一度書き出してみましょう。
時間に余裕があると、主催者も落ち着いて進行でき、参加者にも心地よく過ごしてもらえます。
最初からぎりぎりの時間を選ぶのではなく、まずは少し余裕を持って予約する。
開催を重ねながら、自分の教室にちょうどよい時間を見つけていきましょう。
浅草橋で教室やワークショップを開くならKitchen Beeへ
東京・浅草橋にあるKitchen Beeは、少人数の教室やワークショップ、勉強会、会議、撮影などに利用できるレンタルスペースです。
「自分の講座では、何時間借りればよいか分からない」
「準備や片付けに、どのくらい時間がかかるだろう」
という場合は、講座の内容や参加人数をお知らせください。
料理や工作の有無、使用する道具、当日の進め方などを伺いながら、利用時間を考えることができます。
初めて教室を開く方も、まずは3〜5人ほどの小さな講座から始めてみませんか。
時間に追われず、参加者とゆっくり向き合える教室づくりを、Kitchen Beeがお手伝いします。
